Soigner le début et la fin des réunions pour capter l’attention, apporter quelques viennoiseries pour mettre les participants dans un état d’esprit positif, être clair et concis pour éviter que la réunion ne s’éternise, faire circuler la parole… Nous avons tous en tête des bonnes pratiques pour rendre les réunions plus efficaces. Voici cinq idées pour aller un peu plus loin, et proposer des réunions vraiment différentes.
Sortez de vos locaux
Chez My Little Paris, “le Méga Lab”, une réunion mensuelle où chacun parle de sujets qui lui tiennent à cœur, se déroule au Théâtre de l’Atelier (1). Rien d’étonnant quand on sait que le changement d’environnement peut être source de créativité. Pour changer de la traditionnelle salle de réunion aux murs blancs peu engageants, essayez donc les tiers-lieux qui proposent des équipements dernier cri et des services innovants. Quelques exemples ? Rokoriko (photo ci-dessus) à Lyon, OpenMind Kfé à Paris, Comet-Meetings (ci-dessous l’une des 14 salles de réunion) à Paris… Ces espaces ultra-design et confortables favorisent la réflexion et le travail collaboratif.
Travaillez (vraiment) en équipe
Il existe aujourd’hui des outils numériques pour animer autrement vos réunions et faciliter les prises de décision, le passage de l’idée à l’action. Exit le monologue ennuyant, place à l’interactif dynamique ! Klaxoon et Beekast proposent ainsi des fonctionnalités intéressantes : mur de messages, nuage de mots co-créés, vote en direct, sondages… De quoi réduire le temps des réunions et les rendre plus collaboratives en sollicitant tous les participants, même ceux à distance.
Faites des pauses
Impossible d’être attentif pendant deux heures d’affilée avec la même qualité d’écoute et le même entrain. N’hésitez à proposer des pauses en mouvement : invitez les participants à se lever, à s’étirer, à faire quelques exercices de yoga assis, à tester des “brain exercises” pour retrouver de la concentration, etc. De quoi dynamiser les équipes, renouveler leur énergie et libérer certaines tensions.
Cogitez en plein air
Qui a dit qu’une réunion devait forcément se dérouler assis en intérieur ? Selon la météo, bien sûr, et le nombre d’invités, essayez de brainstormer en marchant en plein air. Les plus téméraires peuvent s’aventurer sur le Conference Bike. Imaginé aux Pays-Bas par Eric Staller, disponible dans une dizaine de pays, ce vélo surprenant est spécialement conçu pour faire vos réunions dehors. Il peut accueillir jusqu’à sept personnes autour d’une même “table mouvante”.
Prenez des notes autrement
Sketchnote, mind-mapping… La « capture visuelle » vous permet de transposer une pensée ou des pensées en images graphiques. Vous qui avez toujours rêvé de dessiner, il vous suffira de maîtriser quelques fondamentaux et de vous exercer.
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(1) Source : Challenges.
